Системите за оценка на работата на персонала, базирани на KPI, набират все по-голяма популярност в Русия. Основните предимства на подобни механизми са в рационалното отразяване на дейността на компаниите.
KPI: какво е това
KPI (KPIs) е английско съкращение за „ключови показатели за ефективност“, на руски се нарича KPI – ключови показатели за ефективност (понякога параметри). Но в оригиналното чуждо звучене се използва като норма. KPI е система, която ви позволява да оценявате представянето на служителите на компанията, за да постигнете цели (стратегически и тактически).
"Ключови индикатори" позволяват на компанията да анализира качеството на своята структура, потенциала за решаване на проблеми. На базата на KPI се формира и система за управление на целите. Това е най-важният фактор: ако няма признаци за насочване на показатели за ефективност, тогава няма какво да се прилага към „ключовите показатели“. Следователно управлението чрез цели и KPI са две взаимосвързани явления. Първият включва преди всичко прогнозиране на резултатите от работата, както и планиране как ще бъдат постигнати тези резултати.
Кой измисли KPI?
Историята обаче не дава еднозначен отговор на този въпросможете да видите как световното ръководство е разбрало KPI, какви са те и защо са полезни. В края на 19 и началото на 20 век социологът Макс Вебер определя, че има два начина за оценка на работата на служителите: така нареченият „султански“и меритократичен. Според първия шефът („султанът“) по свое усмотрение преценява колко добре човек се справя със задълженията си. Рационалното начало тук играе второстепенна роля, основното е чисто емоционално възприемане на работата на подчинен.
Меритократичният метод е, когато резултатите от труда се оценяват чрез реални постижения, с участието на обективни измервателни механизми. Този подход беше адаптиран от теоретиците на мениджмънта в западните страни и постепенно изкристализира в това, което познаваме като KPI система. Важна роля в систематизирането на рационалната оценка на работата на персонала изиграха трудовете на Питър Дракър, за когото се смята, че е превърнал управлението в научна дисциплина. Концепциите на учения директно посочват, че има цели, но има оценка на степента на тяхното постигане чрез ключови показатели за ефективност.
Ползи за KPI
Основната положителна страна на KPI системата е наличието на механизъм за оценка на труда и работата на предприятието като цяло, който е прозрачен за всички служители на компанията. Това позволява на властите да оценяват работата на всички подчинени структури в реално време, да прогнозират как ще бъдат решени задачите и постигнатите цели. Следващият плюс на KPI е, че ръководството разполага с инструмент за коригиране на работата на подчинените, ако текущите резултати изоставатот планирано.
Ако например измерването на ефективността през първата половина на годината разкрие, че определени параметри на ефективността не са достатъчно високи, тогава се провеждат семинари, за да се идентифицират причините и да се насърчат служителите да се представят по-добре след следващите шест месеца. Друга положителна страна на KPI е обратната връзка между специалиста и мениджъра. Първият ще получи не просто инструкции и понякога привидно предубедени придирки, но и добре обосновани коментари, вторият ще подобри представянето, като посочи грешки и недостатъци в работата, извършена от подчинения.
KPI минуси
Резултатите от оценките в рамките на KPI (индикатори за ефективност като такива) могат да се тълкуват не съвсем правилно и това е основният недостатък на тази система. По правило вероятността от възникване на такъв проблем е толкова по-ниска, колкото повече внимание се отделя на етапа на формиране на критериите за това как да се оценят параметрите на производителността. Друг минус на KPI е, че компаниите ще трябва да изразходват много ресурси, за да внедрят тази система (изчислена като правило във време, труд и финанси). Говорим, разбира се, за работа по ключовите параметри на ефективността на правилното ниво на изработка. Има вероятност да се наложи мащабно преквалификация на служители: специалисти - с оглед на промяна на задачите, а оттам и на условията на труд, докато ръководството ще трябва да овладее нови методи за оценка на работата на подчинените. Фирмата може да не е готова да даде на екипа допълнително време за овладяванеиновации.
Подробности за внедряването на KPI
Основната задача при внедряване на KPI система („от нулата”) е да се предотврати негативното отношение към нея от служителите. Следователно ръководството на компанията трябва ясно да предаде смисъла и практическите ползи от иновациите на всеки един от подчинените, чиято работа подлежи на последваща оценка за ефективност. Най-добрият метод тук, според някои експерти от областта на човешките ресурси, е индивидуалното представяне, обяснение към специалисти на конкретни позиции: KPI - какви са те и защо внедряват тази система в една компания.
Би било грешка безусловно да се налагат параметри за ефективност със заповед, но необходимата стъпка е обжалване от висшите служители на компанията. Ако, например, прекият ръководител информира подчинените в своя отдел за предстоящото изпълнение на KPI, тогава тази информация трябва да бъде потвърдена и от главния изпълнителен директор. Специалистът трябва да разбере, че системата от ключови показатели за ефективност не е изобретение на шефа, а елемент от стратегическата политика на цялата компания.
Оптимално време за внедряване на KPI
Сред експертите има мнение, че KPI индикаторите, ако говорим за система, трябва да се прилагат едновременно на всички нива на управление на компанията - от обикновени специалисти до топ мениджъри. Съгласно тази гледна точка, времето за прилагане на ключови показатели за ефективност не може да бъде удължено във времето: системата започва да работи незабавно. Единственият въпрос е как да изберем оптимално момента на неговото стартиране. Има гледна точка, че е достатъчно да се уведомислужители за началото на KPI след около три месеца. Това е достатъчно за персонала на компанията да проучи спецификата на бъдещата оценка на ефективността на тяхната работа.
Има и тезата, че известно време KPI може да работи паралелно с предишната система за плащане. В зависимост от степента на либерализъм на властите, служителят ще може да избере по коя схема ще му се плаща. Можете напълно да мотивирате човек да работи според новия KPI чрез бонуси и бонуси, условията за получаване на които ще бъдат ясно посочени в ключовите параметри.
Етапи на създаване на KPI система
Всъщност, като такова, въвеждането на KPI механизмите се предшества от няколко етапа на подготвителна работа. Първо, това е периодът, свързан с формулирането на стратегическите цели, които се поставят за компанията. Като част от същия етап на работа, общата концепция е разделена на тактически области, чиято ефективност трябва да се измерва. Второ, това е разработването на ключови показатели за ефективност, дефинирането на тяхната същност. Трето, това е работа по разпределението на официалните правомощия, свързани с внедряването на системата, така че всеки отговорник да задава въпрос от рода на „KPI – какви са те?“
По този начин всички индикатори ще бъдат присвоени на конкретни лица (подразделения) във фирмата. Четвърто, настоящите бизнес процеси може да се наложи да бъдат коригирани (ако актуализираната стратегия го изисква). Пето, това е разработването на нова система за мотивацияслужители, създаващи формули за заплати въз основа на нови критерии. След като завършите всички посочени процедури, можете да стартирате KPI системата.
изисквания за KPI
Както споменахме по-горе, KPI са ключови показатели за ефективност, които са неразривно свързани с целите на компанията. Качеството на разработването на таргет е основното изискване към системата на KPI. Целите могат да се формират на различни принципи, но една от най-популярните в HR средата е SMART концепцията. Означава "специфичен" (специфичен), "измерим" (измерим), "постижим" (постижим), "релевантен за резултата" (уместен), "обвързан с времето" (ограничен във времето) и в резултат на това дава разработени и качествени KPI.
Примери за цели, които отговарят на тези критерии: „отворете толкова много (измерими) търговски обекти (специфични) в град (уместни) през първото тримесечие (ограничено във времето)“, или „продайте толкова много самолетни билети на такива и такава държава за три седмици. Всяка цел трябва да бъде разделена на задачи, които от своя страна се свеждат до нивото на лични KPI (за служители или отдели). Оптималното число според някои експерти е 6-8.
KPI Automation
Един от факторите за успешното внедряване на KPI е технологичната инфраструктура. Тъй като ключовите показатели за ефективност са набор от рационални показатели, компютърът ще свърши много добра работа с тях. Има много софтуерни решения за управление на KPI. Възможностите, налични в такива дистрибуции, са доста обширни. Първо, удобно епредставяне на информация (под формата на графики, анализи, документация) за процесите, свързани с KPI. Какво дава? Основно единството на възприемането на данните, което намалява вероятността от неправилно тълкуване на числата. Второ, това е автоматизирането на събирането и изчисляването на показателите за ефективност. На трето място, това е многоизмерен (с много големи обеми от числа) анализ, който ще бъде труден за извършване на човек без програма. Четвърто (при наличие на мрежова инфраструктура), това е обмен на информация между отделни служители и създаване на канали за обратна връзка „шеф-подчинен“.
