В света на цифровите технологии хората отдавна са усвоили съвременните методи за комуникация в мрежата. И така, един от най-разпространените начини за прехвърляне на информация е електронната поща, с която можете да общувате, да учите и да се развивате. Днес Интернет предоставя широка гама от такива програми, но най-популярната и удобна е Microsoft Outlook. Въпреки многото положителни аспекти, тази програма за електронна поща има редица нюанси, които изискват конкретно решение. Например, много начинаещи потребители са изправени пред проблема как да настроят автоматичен отговор в Outlook.
Функция за автоматичен отговор
Днес Outlook е най-популярната програма за електронна поща, която е популярна сред интернет потребителите поради своята простота и функционалност. Благодарение на тази програма можете свободно да общувате и да получавате писма. Сред многото положителни характеристики трябва да се подчертае възможността за автоматичен отговор. Ако пътувате на дълги разстояния или за дългопериод от време, през който Microsoft Outlook ви позволява да използвате функцията за автоматичен отговор.
Ако няма интернет връзка или възможност за достъп до пощенската кутия, автоматичният отговор ще изпрати на подателя контактите на потребителя и съобщение, предварително записано в специален шаблон.
Настройка и работа на автоматичен отговор
Повечето хора, не само начинаещи, но и напреднали потребители на Интернет, са изправени пред проблема как да настроят автоматичен отговор в Outlook. Процедурата за създаване на автоматичен отговор в пощенската програма няма да бъде трудна и отнема много време, ако всичко е направено правилно и според инструкциите.
И така, за да настроите автоматичен отговор в Outlook, трябва да направите следното:
- Отворете Outlook.
- Намерете и щракнете върху бутона "Създаване на съобщение".
- Въведете текста на съобщението за автоматичен отговор. Важно е да запомните, че това е текстът, който ще бъде изпратен на подателя.
- Намерете и щракнете върху бутона "Файл".
- В опциите "Файл" намерете и щракнете върху "Запазване като". Трябва да изберете формата "Outlook Template" и да запазите съобщението.
Създаването на шаблон е само първата стъпка, която ще ви помогне да разберете как да настроите автоматичен отговор в Outlook и да направите вашата програма за електронна поща по-лесна за използване.
Основни стъпки за настройка на автоматичен отговор
Настройването на автоматичен отговор включва следните основни стъпки:
- Трябва да намерите раздела "Правила" в горния панел на програмата.
- След това изберете „Контролправила и сигнали“, където трябва да изберете опцията „Нова“.
- В прозореца, който се отваря, изберете "Прилагане на правила към съобщенията, които получавам".
- След като направите избор, щракнете върху бутона "Напред".
- Ще се появи прозорецът "Помощник за правила", в който не е необходимо да избирате нищо. След това просто трябва да щракнете върху бутона "Напред" и след това да отговорите "Да".
- В следващия прозорец, който се появява, трябва да поставите отметка в опцията "Маркиране с помощта на посочения шаблон". В прозореца по-долу трябва да кликнете върху „Указан шаблон“.
- След това ще се появи прозорецът "Папки", където трябва да изберете "Шаблони във файловата система".
- След като се появи прозорецът "Автоматичен отговор", трябва да кликнете върху него и да го отворите.
- В "Съветника за правила", който се отваря, изберете "Напред".
- В последния прозорец, преди да настроите автоматичен отговор в Outlook, трябва да щракнете върху бутона "Край".
И така, настройката за автоматичен отговор е завършена успешно. Сега вградените съобщения в шаблона ще бъдат изпращани до всеки адрес. Важно е да знаете: за да работи автоматичният отговор стабилно и ефективно, трябва да осигурите на вашия персонален компютър непрекъснат интернет.
В заключение
По този начин, в зависимост от създадения шаблон и предприетите действия, в Outlook ще се използва автоматичен отговор за всички входящи имейли. Но трябва да вземете предвид факта, че съветникът за правила предвижда изпращане на автоматичен отговор до адресата само веднъж.
Сесията започва след първото стартиране на програмата за електронна поща и завършва, когато излезете от нея. Докато програматаработи, няма да дойде повторен отговор на адресата, който е успял да изпрати определен брой съобщения. По време на сесията програмата създава специфичен списък с потребители, на които е изпратен автоматичен отговор. Такива действия ви позволяват да избегнете повторното изпращане на съобщението. Въпреки това, ако рестартирате програмата, списъкът се изтрива. По този начин, като се имат предвид основните стъпки за настройка и създаване на шаблони, всички съмнения относно това как да настроите автоматичен отговор в Outlook трябва да изчезнат.
