Електронната поща, поради големия брой предимства пред хартиените писма, отдавна се превърна в един от основните видове комуникация. Въпреки това, подобно на много други технологични иновации, този тип комуникация има свои собствени правила. Въпреки факта, че комуникацията чрез интернет пощата се превърна в неразделна част от много области на живота, повечето потребители няма да могат да отговорят на въпроса какви са компонентите на имейла.
Структура на имейла от гледна точка на потребителя
Имейл съобщенията са както подобни, така и много различни от хартиените писма, познати на по-старото поколение. Но независимо от имейл услугата, структурата на имейла винаги е една и съща. Нека изброим компонентите на имейл, като опишем накратко всеки от тях:
- Поле "До". Това поле съдържа адреса на получателя. Ако има няколко получатели, разделете ги с точка и запетая.
- Полето "Тема". В много пощенски услуги се счита за задължителен. И ще бъде по-лесно за потребителите да намерят буквата, ако темата е правилно посочена в нея.
- Тялото на писмото. Тялото на имейла съдържа основния текст.
Скрити компоненти за имейл
Разгледахме видимата структура на писмото. Но в допълнение към елементите, видими с просто око, следните полета също могат да бъдат приписани на компонентите на имейл:
- от кого (това поле се попълва автоматично);
- копие (в допълнение към основния адресат, копие от писмото се изпраща на някой друг);
- сляпо копие (използва се, ако трябва да бъде изпратено копие на писмото, без да се информира главният адресат);
- прикачени файлове.
Изпращане на компоненти по имейл от техническа гледна точка
От техническа гледна точка всеки имейл включва също следните компоненти:
- Заглавки или, както още се наричат, пликове на SMTP протокола. Тези заглавки могат или не могат да бъдат включени в тялото на имейла. Това означава, че е възможна ситуация, когато пощенският сървър има повече информация, отколкото е посочено в тялото на съобщението. Заглавката съдържа адресите на подателя, получателите и адреса на изпращащия хост.
- Самото съобщение, което е на езика на SMTP протоколитенаречена Data. Той от своя страна е подразделен на:
- заглавка на писмото - по аналогия с хартиената поща, съдържа данни за пощенските сървъри, през които е преминало писмото, и друга информация;
- тялото на писмото - текстът на самото писмо.
Структура на имейл за бизнес кореспонденция
Ако досега говорихме за структурата на имейла от техническа гледна точка, сега нека разгледаме елементите на добре написан имейл за бизнес кореспонденция, защото всяка уважаваща себе си компания се опитва да спазва с общоприети стандарти за комуникация.
Въпреки че има голям брой различни класификации на електронните съобщения, те са разделени на две групи според структурата на дизайна. Първата група са комуникационни писма, те се използват в хода на работа. Второто е писма за съгласие: съобщения, които обобщават срещата, посочват крайните срокове за приключване на работата и други важни аспекти за изясняване на действията, изисквани от всяка от страните.
Нека изброим компонентите на всеки тип имейл поотделно.
писмо-комуникация
Структурата му трябва да включва:
- Тема на имейла. В това поле е най-добре да посочите точно какво очаквате от домакина, като например уговаряне на час за среща, списък с въпроси, които да разгледате и т.н.
- Поздрави. Дори ако се планира писмото да бъде изпратено до няколко души,етиката на бизнес общуването предполага задължителен поздрав на адресатите.
- Съдържание на съобщението. Действителният текст на имейла, който описва заявката възможно най-точно.
- Корпоративен подпис. Точка, която много хора забравят. Правилно съставен шаблон за подпис включва пълното име и длъжността на автора, неговата информация за контакт (телефонен номер, връзки към уебсайта на компанията, имейл и др.). Подписът може да варира в зависимост от правилата и разпоредбите, приети от организацията.
- Полета "До" и "Cc". Те са изброени на последно място по причина - като ги попълните последно, вие ще изключите възможността за изпращане на незавършено или непроверено съобщение.
Писмо за съгласие
Както бе споменато по-горе, този тип електронно съобщение се използва за обобщаване на резултатите от срещата, посочване на плана за действие за всяка страна и определяне на крайни срокове. Такива писма са един вид "протокол" от срещи и ви позволяват удобно да структурирате информация. Писмо от този тип е изградено според плана:
- Поздрави. Ако броят на участниците в срещата, обобщен в писмото, е малък, можете да изброите всички по име или да използвате общ тип поздрав.
- Повторете целта на срещата, резултатите от която са обобщени в писмото.
- Списък с въпроси, които бяха обсъдени по време на срещата. За всеки въпрос са посочени споразуменията, решенията и сроковете за изпълнение.
- Списък с проблеми, които не изискват спешно разрешаване, но не трябва да се пренебрегват.
- Изясняване на мнението на участниците в срещата - всичко взето ли е предвид?
- Подпис на шаблона.
