Повечето съвременни компании поддържат връзка с клиентите чрез използването на интернет: имейл, социални мрежи и незабавни съобщения. Това значително улеснява процеса на контакт с обществеността, но също така създава някои проблеми със сигурността и доверието. Измамниците могат да използват името на организацията, за да измамят потребителите. Следователно фирмените сметки трябва да изглеждат уникални и да потвърждават официалността. За целта се използват корпоративни имейл адреси с домейна на компанията. Те позволяват не само да се потвърди, че този комуникационен канал води директно към организацията, но и да се подчертае нейната сериозност и представителност.
Корпоративна поща: дефиниция и създаване
Ако мислите как да създадете корпоративен имейл, ще бъде полезно първо да разберете какво представлява и как можете да разрешите проблема.
Корпоративната поща е такава система от електронни пощенски адреси, която се управлява от администрацията на компанията,има отделен домейн в адреса след знака @ и има определени специални ресурси за правене на бизнес: споделен календар, облачно съхранение, автоматично изпращане по пощата. Такава поща предоставя други опции, като например управление на акаунти на служители, създаване им и използване на кратки и прости адреси на пощенски кутии.
Много хостери предлагат свои собствени услуги за корпоративна поща на своите клиенти. Можете също да създадете пощенски сървър, като закупите специален хардуер или го хоствате на облачен сървър. Но може би най-лесният и евтин начин е да използвате услугите на големи пощенски услуги от Google или Yandex.
Регистрация на домейн
Първото нещо, за което трябва да помислите след въпроса "как да създадете корпоративна поща със собствен домейн" е да създадете свой собствен домейн. Можете да направите това със специални регистратори или хостери, които наемат имена на домейни. За да направите това, трябва да изберете в коя зона ще бъде вашият домейн. Сега има огромен брой от тях: от национални (.ru,.ua,.de) и териториални (.su,.eu) до такива, свързани с професии и интереси (.online,.run,.website,.club,.игра,. работни места). Има повече от 1000 различни зони, а цената за наем може да варира от 100 до стотици хиляди рубли, в зависимост от ексклузивността и рядкостта на зоната.
Освен това, ако желаното име на домейн вече е заето, можете да опитате да го купите, но тогава цената на емисията ще бъде поне няколко десетки хиляди рубли. Но си струва, ако също така планирате да създадете или прехвърлите сайт под товадомейн.
След като успеете да създадете корпоративен пощенски домейн, можете да мислите за работата на пощенския сървър.
Пощенска сървърна машина с вашия домейн
За да започнете да създавате поща, трябва да разберете поне основите на пощенския сървър.
Изисква се пощенски сървър за изпращане и получаване на имейли. Той използва специфични настройки на домейна, за да установи връзка със сървъра на получателя. Тези настройки се наричат MX записи и предоставят информация на програмата кои сървъри приемат входяща поща за даден домейн. За да получава съобщения, сървърът също се свързва с домейна на подателя и анализира данни от SPF записи, които показват кой сървър може да използва домейна за изпращане на съобщения. Домейнът също се потвърждава от наличието на DKIM ключ, потвърждаващ сигурността на източника.
Така че вашият домейн трябва да има правилни MX и SPF стойности в DNS, за да работи с пощенския сървър. Има голям брой пощенски сървъри, но най-достъпните, надеждни и сигурни са в същото време най-популярните - това са услугите на Google и Yandex. Предимствата им са в безплатен хостинг (постоянно за Yandex и 2 седмици за Google) на пощенски сървър за домейн, професионална и навременна поддръжка, постоянна поддръжка при работа с поща.
Как да създадете корпоративна поща в Google?
Започнете да използвате корпоративна пощаот Google е възможно след регистрация в специална услуга за бизнес - G Suite. За да направите това, отидете на страницата на услугата и посочете следните данни:
- Име на фирмата.
- Брой служители.
- Име на домейн (ако не е налично, можете да се регистрирате директно от страницата на услугата).
- Телефонен номер.
- Пощенският адрес, който проверявате редовно.
След регистрация, потребителят получава възможност да конфигурира допълнително корпоративната поща.
Но преди всичко трябва да потвърдите собствеността върху домейна. Удобно е Google да определя регистратора и да дава препоръки за настройка на DNS с него за потвърждение. Това може да стане по 4 начина:
- Чрез TXT запис.
- Чрез CNAME.
- Чрез MX запис.
- Чрез HTML код на сайта (ако има такъв).
Първият метод включва добавяне на контролен запис TXT в настройките на DNS на домейна, който ще бъде предоставен от G Suite. Вторият и третият метод се различават от първия само по вида на записа. И четвъртото може да се направи само ако имате уебсайт: трябва да създадете страница с конкретно име (зададено от услугата) и да добавите посочения код за потвърждение към нея.
След потвърждение настройките за корпоративна поща стават достъпни.
Настройки и функции на Google поща
Google предоставя много различни разширени настройки и функции за персонализиране, като всички те са платени. Моля, обърнете внимание:
- Първо, заЗа подобрена сигурност можете да активирате функции като единичен вход. Това ви позволява да упълномощавате служители в пощенски акаунти, използвайки уеб страница, за да влизат специално за тези хора. Или, например, управление на пароли, което ще ви позволи да възстановите загубени или да промените паролите на служителите. Както и управлението на API на Google, което прави възможно деактивирането на услуги на трети страни от пощенската кутия и устройството.
- Второ, можете да добавяте потребители към пощенската система. За да направите това, трябва да кликнете върху иконата „+“в съответния панел и да въведете информация за служителя, като посочите нов пощенски адрес във вашата система и зададете оригиналната парола. Използвайки тези данни, той ще може да влезе в своя корпоративен акаунт.
- Трето, можете да създавате псевдоними за имейл адреси, ако е необходимо. Тоест вторите адреси, писмата от които ще бъдат препратени към оригиналния.
- Четвърто, има опция за организиране на групи и масови писма, за да комуникират служителите.
В допълнение към имейл акаунт, всички служители ще получат поне 30 GB дисково пространство, синхронизиран календар, акаунт в Google+ и достъп до всички услуги на Google.
Как да създадете корпоративна поща в Yandex?
За да направите това, трябва да направите почти същите стъпки като за услугата на Google. Трябва да регистрирате домейн в Yandex. Mail, да потвърдите, че той принадлежи на вас (чрез html кода и чрез настройките MX) и да продължите с настройките.
Има малка разлика -"Yandex" предлага на потребителя да делегира своя домейн под контрола на гиганта за търсене, за да избегне ръчни настройки на DNS. Това може да стане чрез уебсайта на регистратора, като следвате подробните инструкции от Yandex.
След като направихте всичко това, можете да започнете да научавате за всички възможности за безплатна поща за домейн от Yandex.
Настройки и опции за Yandex mail
Първото нещо, което Yandex ще предложи, е да добавите DKIM запис за вашия домейн, така че имейлите да се проверяват по-успешно за спам.
Създаването на акаунти за служители също е лесно тук: просто въведете име, адрес и първоначална парола. Тази информация ще ви помогне да влезете в акаунта си. Администрирането на акаунт ви позволява да променяте лични данни, да променяте паролата и потребителския статус в корпоративната система.
"Yandex" ви позволява да създавате до 1000 пощенски адреса, техните собственици да използват дисково пространство и други услуги като обикновен потребител. А администраторът може да създава масови имейли и чатове, псевдоними на адреси и единичен вход.
Резултат
Да предприемете важната стъпка да вземете решение за създаване на корпоративна поща по пътя към изграждането на представителен и солиден екип, който е признат и желаещ да прави бизнес, е това, което всяка амбициозна компания трябва да се стреми да постигне. И не изисква големи инвестиции: използване на пощенски хостинг на двете най-големи компании в областта на Интернеттехнологии, можете да организирате своя собствена корпоративна пощенска система. Освен това, ако ограниченията на безплатния "Яндекс" са станали осезаеми за компанията, тогава има възможност за безболезнена интеграция с платената услуга G Suite, в която тези недостатъци са отстранени..
